Tak, system ERP lub CRM można sfinansować z dotacji, ale nie z każdej i nie w całości. Zakup i wdrożenie oprogramowania do zarządzania firmą należy do wydatków, które programy wspierające cyfryzację dopuszczają najczęściej. O tym, czy konkretny wydatek zostanie uznany, decyduje jednak regulamin danego naboru, a dotacja pokrywa zwykle tylko część kosztów.
Poniżej opisujemy ogólnie, z jakich źródeł można skorzystać w Polsce, co zwykle da się sfinansować i jak się przygotować. Terminy, kwoty i warunki zmieniają się z naboru na nabór, dlatego przed decyzją sprawdź je w oficjalnych źródłach podanych na końcu.
Z jakich źródeł można sfinansować ERP lub CRM?
Firmy mają do dyspozycji cztery główne rodzaje wsparcia. Różnią się tym, do kogo są kierowane i jak duże projekty obejmują.
- Programy regionalne. Każde województwo prowadzi własny program finansowany z funduszy europejskich. To zwykle najlepsza droga dla mikro, małych i średnich firm, bo nabory na cyfryzację często wprost obejmują zakup oprogramowania i wdrożenie systemów ERP czy CRM.
- Programy krajowe. Są kierowane głównie do większych, innowacyjnych projektów, w których cyfryzacja jest jednym z elementów obok prac rozwojowych lub wdrożenia nowej technologii.
- Granty dla firm przemysłowych. Osobne instrumenty wspierają wdrożenia oprogramowania w przetwórstwie przemysłowym i usługach produkcyjnych. Firmy czysto usługowe zwykle się do nich nie kwalifikują.
- Dofinansowanie szkoleń i doradztwa. Przez Bazę Usług Rozwojowych można sfinansować znaczną część kosztów szkoleń pracowników, w tym z kompetencji cyfrowych.
Co zwykle można sfinansować, a czego nie?
Katalog wydatków jest w każdym naborze inny, ale pewne kategorie powtarzają się często.
| Wydatek | Jak bywa traktowany | Na co uważać |
|---|---|---|
| Zakup licencji oprogramowania | Często kwalifikowany | Oprogramowanie musi być związane z celem projektu |
| Usługi wdrożeniowe i konfiguracja | Często kwalifikowane | Zwykle wymagany jest wybór wykonawcy w trybie konkurencyjnym |
| Abonament za system w chmurze | Zależy od regulaminu | Często tylko w okresie realizacji projektu |
| Szkolenia pracowników | Często kwalifikowane albo finansowane osobno | Limit udziału w budżecie projektu |
| Sprzęt komputerowy | Bywa kwalifikowany w ograniczonym zakresie | Musi być niezbędny do wdrożenia |
| Wydatki poniesione przed złożeniem wniosku | Zwykle niekwalifikowane | Nie podpisuj umów przed sprawdzeniem zasad |
Czy system w abonamencie też się kwalifikuje?
To najczęstsze pytanie firm, które wybierają oprogramowanie w chmurze. Odpowiedź zależy od naboru. Część programów dopuszcza opłaty abonamentowe poniesione w okresie realizacji projektu, inne finansują wyłącznie zakup licencji lub prace wdrożeniowe.
Warto też policzyć, czy dotacja jest w ogóle potrzebna. Przy systemie w abonamencie nie ma dużego wydatku na start, a koszt rozkłada się na miesiące. Dla małej firmy czas poświęcony na wniosek i rozliczenie projektu bywa wart więcej niż sama kwota wsparcia.
Jak się przygotować do wniosku?
Niezależnie od programu przygotowania wyglądają podobnie i warto je zacząć przed ogłoszeniem naboru.
- Opisz stan wyjściowy. Większość wniosków wymaga diagnozy tego, jak firma działa dziś. Pomoże w tym test dojrzałości cyfrowej.
- Określ cel i efekt. Wniosek ocenia się po tym, co zmieni się w firmie, a nie po liście zakupów.
- Policz opłacalność. Skorzystaj z kalkulatora ROI, żeby pokazać koszty i korzyści w liczbach.
- Sprawdź wkład własny. Dotacja pokrywa część kosztów, a często jest wypłacana jako zwrot poniesionych wydatków.
- Nie zaczynaj projektu za wcześnie. Wydatki poniesione przed złożeniem wniosku zwykle nie są uznawane.
Gdzie sprawdzić aktualne nabory?
Informacje o terminach i warunkach warto brać bezpośrednio ze źródeł, które prowadzą nabory.
- Portal Funduszy Europejskich z wyszukiwarką naborów i listą punktów informacyjnych.
- Harmonogram naborów PARP dla programów krajowych.
- Baza Usług Rozwojowych dla szkoleń i doradztwa.
- Strona programu regionalnego Twojego województwa oraz lokalny punkt informacyjny, który udziela bezpłatnych konsultacji.
Podsumowanie
System ERP lub CRM można sfinansować z dotacji, najczęściej z programu regionalnego, a szkolenia z jego obsługi przez Bazę Usług Rozwojowych. Dotacja pokrywa część kosztów i wymaga przygotowania wniosku oraz rozliczenia projektu. Szerszy przegląd źródeł znajdziesz w przewodniku po dotacjach na transformację cyfrową, gdzie możesz też zapytać, które nabory pasują do Twojej firmy.